Qu’est-ce que la télécollecte sur un terminal de paiement ?
Si vous êtes commerçant et que vous avez eu un terminal de paiement de banque dans vos mains vous avez forcément été confronté à une télécollecte.
Après votre service, la fermeture du magasin ou tout seul dans la nuit votre terminal imprime un long ticket de télécollecte (ou ticket de remise CB).
Définition télécollecte bancaire : il s’agit du mécanisme par lequel le terminal de paiement envoie toutes les transactions encaissées dans la journée à la banque du commerçant.
- Comment fonctionne la télécollecte sur un terminal autonome ?
- Comment lancer une télécollecte sur un terminal de paiement ?
- Qu’est ce que la monétique centralisée ?
- Comment se fait la télécollecte sur les terminaux modernes de type SumUp, Yavin etc ?
Télécollecte sur un terminal de paiement autonome
Comment un terminal de paiement communique avec les banques ?
Les terminaux de paiement traditionnels (ou autonomes) équipent encore l’immense majorité des commerçants. Il s’agit en général de TPE Ingenico ou Vérifone.
Leur fonctionnement est le suivant :
Toutes les transactions réalisées par le terminal sont stockées dans la mémoire de celui-ci, en local. Un terminal de paiement peut sauvegarder des centaines de transactions.
Lorsque le paiement est accepté, les informations du paiement et de la carte bancaire du client sont sauvées (de manière sécurisée).
La télécollecte est le mécanisme consistant à envoyer toutes ces transactions validées qui sont enregistrées sur le terminal de paiement à la banque du commerçant.
Chaque commerçant à un contrat monétique CB (appelé également MID CB). Il s’agit d’un numéro à 7 chiffres suivi d’une numéro à 5 chiffres.
Il s’agit de son adresse et de son numéro de contrat unique :
- Le numéro à 5 chiffres correspond au numéro de la banque. Par exemple 30004 correspond à la BNP.
- Le numéro à 7 chiffres est unique pour chaque commerçant.
Le terminal de paiement est configuré (ou téléparamétré) avec ce numéro.
Lorsque la télécollecte se lance, les fonds sont envoyés vers cette adresse.
Un commerçant a en général plusieurs contrats monétiques.
Par exemple un commerçant peut avoir 5 contrats paramétrés sur son TPE :
- Un contrat CB contact
- Un contrat CB sans contact
- Un contrat CB VAD MOTO
- Un contrat CONECS (pour les titres-restaurant)
- Un contrat AMEX
Lorsqu’une télécollecte est lancée, les fonds sont envoyés vers tous les contrats paramétrés. Dans notre exemple, 5 télécollectes sont effectuées.
Comment lancer une télécollecte ?
Par défaut, la télécollecte se fait automatiquement au moins une fois par jour. Chaque contrat a un paramètre défini par la banque avec une heure d’appel.
Peut-on changer l’heure de la télécollecte ?
L’horaire de la télécollecte est fixé par votre banque. Pour la changer, vous devez indiquer à votre conseiller l’heure d’appel souhaitée.
Par défaut les heures de télécollectes sont fixées la nuit pour ne pas trop déranger l’activité des commerces.
Changer l’heure d’appel de vos contrats monétiques peut être utile pour les établissements de nuit (restaurants, bars, discothèques) sans cela la télécollecte risque de se lancer en plein service.
Comment lancer une télécollecte manuellement ?
Vous pouvez lancer manuellement une télécollecte. Cela peut être pratique pour clôturer un service. Vous pouvez ainsi aligner la clôture de caisse avec la télécollecte ce qui facilitera votre réconciliation des paiements.
Comment lancer la télécollecte ?
Terminal Ingenico Tétra : Raccourci -> « Lancer les télécollectes » (bouton orange)
Terminal Ingenéco Tellium : Touche F puis CB EMV ou CBLESS (ou autre contrat) + Fonction Appel + bouton vert
Terminal Vérifone : Utiliser le raccourci #17
Quel est le contenu d’un ticket de télécollecte ?
Sur le long ticket de télécollecte vous trouverez :
- L’heure et la date de la remise (ou télécollecte)
- votre numéro de contrat monétique (7 chiffres)
- votre code banque (5 chiffres)
- Votre numéro de SIRET
- le numéro de remise*
- Les numéros de fichier de tous les tickets journaliers.
- Le message TRANSMISSION RÉUSSIE confirmant l’envoi des transactions à la banque
*Le numéro de remise apparaîtra également sur vos relevés bancaires. Cela peut être pratique pour réconcilier ses paiements. Vous recevrez sur votre compte bancaire la somme de tous les paiements de la télécollecte.
Message d’incidents lors d’une télécollecte
Attention veillez à bien vérifier que le message TRANSMISSION REUSSIE apparaît. Sans cela, les transactions ne sont pas remontées et l’argent ne vous sera pas versé.
Plusieurs messages d’incidents peuvent apparaître. il s’agit en général de problèmes de réseau :
Erreur 0060
Il s’agit généralement d’un problème de réseau et/ou de passerelles monétiques.
Il faut vérifier que la date et l’heure affichées sur le TPE sont correctes. Si c’est le cas essayer de redémarrer votre TPE et/ou de relancer votre box internet.
Si le problème persiste contactez votre mainteneur monétique ou votre passerelliste.
Erreur 0003
Ce code d’erreur s’affiche uniquement sur les terminaux de paiement connectés en IP à une box Internet ADSL.
Vérifiez que vous avez bien internet puis relancez la télécollecte.
Message “Hors de Portée”
Ce message s’affiche si la connexion internet est coupée ou est trop faible.
La télécollecte : une méthode laborieuse et dangereuse pour les commerçants
Votre terminal de paiement imprime un ticket de télécollecte par contrat paramétré. Il vous faut les conserver précieusement.
Le ticket de remise constitue la preuve que les transactions ont bien été envoyées à la banque.
Vous obtenez un ticket de télécollecte par contrat paramétré. Cela fait vite beaucoup de papiers !
Par ailleurs, la télécollecte et son processus manuel constituent un véritable risque pour le commerçant.
Si vous perdez vos tickets de télécollectes vous perdez à jamais la preuve des transactions.
Par ailleurs, entre 2 télécollectes les transactions sont sauvées localement sur le terminal. Si vous cassez, perdez ou si vous vous faites voler votre terminal alors vous perdrez l’ensemble des fonds.
Les très grands acteurs du commerce et les solutions modernisées ont peu à peu remplacé les terminaux autonomes par des solutions avec monétique centralisée.
Avec la monétique centralisée les principaux problèmes liés à la télécollecte sont résolus. Les solutions modernes commes Sumup, Zettle, Yavin etc ont fait le choix de la monétique centralisée.
Fonctionnement de la monétique centralisée
Lorsque vous utilisez une solution de monétique centralisée, alors les transactions ne sont plus stockées sur la mémoire du terminal de paiement mais envoyées puis stockées sur un serveur sécurisé tout au long de la journée.
La télécollecte est envoyée la nuit automatiquement depuis le serveur. Vous n’avez plus rien à faire sur le terminal.
Cela a plusieurs avantages :
- Vos transactions sont sécurisées. Même si on vous vole votre TPE les transactions auront déjà été envoyées sur le serveur.
- Vous avez accès à vos données de transactions en temps réel depuis un back-office en ligne.
- Plus besoin d’imprimer des tickets papier de télécollecte. Tout se fait depuis le serveur. Vous économiserez des km de bobines thermiques
- Vous pouvez paramétrer plusieurs TPE automatiquement depuis le serveur. Vous n’aurez plus besoin de le faire TPE par TPE.
- Une seule télécollecte par contrat sera effectuée. Même si vous avez plusieurs TPE, vous avez besoin d’une seule télécollecte
Retrouvez vos transactions en temps réel sur le back-office Yavin
Cela a un défaut :
Sur certaines solutions de monétique centralisée il vous faut obligatoirement une connexion Internet pour pouvoir encaisser. Les transactions doivent être envoyées sur le serveur monétique. C’est le cas par exemple sur les lecteurs ultra-mobiles comme le Sumup Air où les transactions ne peuvent pas êtres stockées sur le smartphone connecté en bluetooth.
Préférez peut être des options hybrides qui pourront continuer à encaisser en cas de perte de réseau si votre connexion est instable. Les terminaux Pax de Yavin permettent par exemple de stocker les transactions localement si la connexion est perdue.
Fonctionnement de la télécollecte centralisée
Elle se fait automatiquement depuis le serveur monétique.
L’heure de la télécollecte est celle paramétrée sur le contrat CB paramétré. Si vous souhaitez changer l’heure il vous faudra vous rapprocher de votre conseiller bancaire.
Les tickets de télécollectes sont digitalisés et accessibles en ligne
Conclusion
La télécollecte est un concept clé à comprendre pour un commerçant. C’est le moment (important) où vos encaissements sont réellement envoyés à votre banque.
Si vous ouvrez un commerce, cherchez une solution de monétique centralisée qui simplifiera vos process et vous fera gagner du temps et sécurisera vos transactions.
Vous pouvez comparer différentes offres avec monétique centralisée depuis le comparateur Entrepreneur Hero
