Comment envoyer des factures avec SumUp ?

SumUp propose à ses clients d’éditer et d’envoyer des factures à leurs clients professionnels pour se faire payer.

Pour rappel : la vente d’un produit ou d’un service dans le cadre d’une activité professionnelle, c’est-à-dire entre un professionnel et un autre professionnel, doit toujours faire l’objet d’une facturation.

Les plus

• Accessible directement depuis l’application SumUp sur ordinateur ET sur mobile
• Sans engagement, sans frais fixe
• Enregistrement de vos données fournisseur et clients pour faciliter l’édition de factures en quelques clics
• Suivi automatique des états des factures : envoyée, vue, payée

Les moins

• La commission liée au paiement via la facturation à distance est plus élevée que pour un paiement via le terminal de paiement (2.50% vs 1.75%)

Notre avis

La solution de facturation SumUp convient parfaitement à une utilisation professionnelle. Par ailleurs, SumUp y a ajouté sa fonctionnalité de paiement à distance ce qui facilite encore plus les transactions et le suivi des encaissements.

En savoir plus sur notre avis SumUp.

L’envoi et le paiement de factures SumUp en détails

En 2019 SumUp a fait l’acquisition de la société Danoise Debitoor spécialisée dans la comptabilité et la facturation. Depuis 2020, l’application disponible sur ordinateur et smartphone intègre ainsi une fonctionnalité d’édition, d’envoi de factures et de suivi des paiements liés.

1. Rendez-vous dans l’onglet Factures
2. Validez les informations sur votre entreprise
3. Créez un nombre illimité de factures gratuitement, sans frais fixe ni engagement
4. Envoyez les factures par email à vos clients avec un lien de paiement
5. Le client est redirigé vers une page de paiement en ligne pour payer
6. Suivez les paiements des factures via les 3 statuts remontés : envoyée, vue, payée
7. Les transactions sont facturées 2.50% du montant total encaissé

Présentation de l’interface SumUp Factures (sur ordinateur)

Vous pouvez suivre via l’interface les montants facturés, à encaisser et en retard par mois et par année.

Cliquez sur le bouton « Nouvelle facture » pour éditer une nouvelle facture.

• Factures : Rendez-vous dans cet onglet pour créer, modifier vos factures et suivre l’état d’avancement de vos paiements liés
• Clients :  Vous pouvez y ajouter, modifier et supprimer vos clients pour faciliter l’édition de nouvelles factures avec un client récurrent
• Articles : Pour ajouter, éditer et supprimer vos articles
• Entreprise : Pour enregistrer vos informations d’entreprise (Raison sociale, Siren, Adresse postale, Code postal, Ville, numéro de téléphone, email, site internet MAIS aussi LOGO !). Très pratique pour créer vos entêtes de factures !

Comment créer une nouvelle facture ?

Important : Pour être valable une facture doit contenir certaines mentions obligatoires sous peine d’amende. Toutes ces mentions sont listées sur le site officiel du service public.

L’outil SumUp Factures vous permet facilement de les ajouter. Assurez-vous de bien toutes les ajouter.

1/ Ajouter les informations de votre entreprise

Rendez-vous dans l’onglet Entreprise pour ajouter les informations sur votre société. Vous pouvez alors y télécharger votre logo et ajouter votre nom, vos coordonnées ainsi que vos numéros d’identification (Siren, RCS, Numéro de TVA).

2/ Créer une nouvelle Facture

Cliquez sur « Nouvelle Facture » puis renseignez les champs dédiés

• Infos sur la facture : Date de facture, numéro de facture, conditions de paiement et important la date d’échéance (c’est cette date qui sera prise en compte dans le suivi des encaissements en retard)
• Client : Nom du client, adresse, pays
• Produit : Nom du produit, quantité, prix (HT), TVA, montant (HT)

Vous pouvez ajouter autant de lignes que nécessaires

• Conditions de paiement : si besoin, vous pouvez ajouter des conditions de paiement particulières via cet espace dédié
• Pièces jointes : vous pouvez ajouter des pièces jointes pour vos clients

Vous pouvez à tout moment avoir un aperçu de votre facture en cliquant sur le bouton Afficher. C’est pratique pour vérifier qu’on n’a rien oublié !

3/ Envoyer une facture

Cliquez sur « Finaliser la facture », puis renseignez l’adresse email, l’objet et le message que recevra le client. Pour vous aider les champs sont préremplis.

Cliquez alors sur « Envoyer » puis confirmez en cliquant sur « Finaliser ». Une fois finalisée la facture n’est plus modifiable. Si vous faites une erreur, vous devrez alors faire un avoir.

4/ Payer la facture

Le client reçoit la facture à l’adresse email indiquée.  Lorsqu’il clique sur le bouton « Payer la facture », il est alors redirigé vers une page de paiement par carte bancaire.

Il peut y renseigner ses coordonnées de carte et payer.

Il peut également y télécharger le PDF de la facture.

Comment annuler une facture « finalisée » : faire un avoir ?

La loi Française interdit les professionnels de supprimer des factures de leur comptabilité. Si vous avez commis une erreur en finalisant la création d’une facture, vous pouvez donc créer un avoir sur cette même facture pour l’annuler.

Rendez-vous alors dans l’onglet Factures (cf image ci-dessous)

• Cliquez sur les « … »
• Choisissez l’option « Créer un avoir »
• Cliquer sur « Finaliser »

Important : Comme pour les factures, une fois « finalisé » l’avoir ne peut plus être modifié ni annulé.

Comment suivre les factures SumUp ?

Vous pouvez suivre vos factures et leur état d’avancement via l’onglet Facture. Les différents statuts sont dans l’ordre : brouillon, à encaisser, vue et payée.

Le statut « vue » est très pratique pour vérifier si votre client a bien pris connaissance de votre demande et alors le relancer l’esprit avisé 😉

Notre verdict sur SumUp factures

L’édition, l’envoi, et le suivi de factures ainsi que la fonctionnalité de paiement inclue sont hyper pratiques et simple d’utilisation. Si vous êtes déjà client, nous vous recommandons vivement de tester cette fonctionnalité pour vous faire votre idée.

Le seul bémol reste peut-être le coût. Les paiements à distance sont facturés 2.50%. Si vous encaissez des montants importants (supérieurs à 3000 euros), une bonne façon d’éviter les 2,5% est de se faire en payer par virement en ajoutant vos coordonnées bancaires sur toutes vos factures (c’est l’usage dans tous les cas sur les gros montants).