Comment rédiger un appel d’offre monétique efficace ?

Vous êtes une enseigne ou un réseau de franchises et souhaitez moderniser votre parc de terminaux de paiement (TPE) ou optimiser vos paiements en ligne ? Solliciter plusieurs prestataires pour comparer les solutions et négocier les tarifs est la stratégie la plus efficace.

Chez Entrepreneur Hero, nous vous accompagnons avec un guide téléchargable conçu pour faciliter cette démarche. Vous y trouverez un template Word prêt à l’emploi pour rédiger votre appel d’offre, ainsi qu’une liste de prestataires fiables à envisager.

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Rédiger un appel d’offre monétique pour sélectionner un prestataire de paiement ou un fournisseur de TPE est une étape essentielle pour toute entreprise cherchant à sécuriser ses transactions, réduire ses coûts et améliorer l’expérience client. Ce guide vous aidera, étape par étape, à créer un document clair et impactant pour maximiser vos chances de succès.

Si vous êtes un commerçant indépendant, il est probable que vous n’ayez pas besoin de vous lancer dans un processus long et complexe d’appel d’offre. Consultez plutôt notre article “Comment choisir son TPE en 2025” : il contient très certainement les réponses dont vous avez besoin.

Qu’est-ce qu’un appel d’offre monétique ?

Un appel d’offre monétique est une démarche formelle utilisée pour sélectionner un prestataire de services de paiement (PSP) ou un fournisseur de terminaux de paiement (TPE). Il permet aux entreprises de comparer les offres des prestataires en fonction de critères précis : coûts, fonctionnalités, conformité réglementaire, et support client.

Ce document est indispensable pour les entreprises cherchant à :

• Réduire leurs coûts liés au traitement des paiements.
• Améliorer l’expérience utilisateur avec des terminaux performants.
• Sécuriser leurs transactions et se conformer aux normes (PCI DSS, DSP2, etc.).

Pourquoi rédiger un appel d’offre pour terminal de paiement et paiement ecommerce ?

Le secteur des paiements est complexe et en constante évolution. Voici les principaux enjeux que votre appel d’offre doit couvrir :

• Compatibilité technologique : intégrer le terminal ou la solution à vos systèmes actuels notamment vos logiciels de caisse, ERP ou programme de fidélité
• Optimisation des frais : choisir un prestataire avec une tarification claire et compétitive.
  Savez-vous choisir entre un modèle de commissions Interchange + ou moyenné (blendé)
• Sécurité : garantir des transactions conformes aux normes.
• Évolutivité : anticiper vos besoins futurs, comme les paiements sans contact ou par QR code.

Exemples de cas concrets qui nécessitent en général un appel d’offre

1/ Une chaîne souhaitant mettre en place des bornes de commande
Une chaîne de restauration rapide souhaite équiper ses établissements de bornes de commande permettant aux clients de sélectionner leurs repas et de payer directement sur la borne. L’objectif est de réduire les files d’attente en caisse et de fluidifier l’expérience client. Les bornes doivent accepter les paiements par carte bancaire, wallets comme Apple Pay et Google Pay, ainsi que les tickets-restaurants dématérialisés.

2/ Une chaîne souhaitant mettre en place un paiement omnicanal (TPE et e-commerce)
Un réseau de magasins de vêtements souhaite harmoniser ses solutions de paiement entre ses boutiques physiques et son site e-commerce. Le projet vise à permettre aux clients d’utiliser une même solution de paiement pour leurs achats en ligne ou en magasin, avec la possibilité de suivre leur historique d’achats via un espace client unique. L’entreprise recherche un prestataire offrant une passerelle de paiement intégrée, compatible avec ses TPE et son CMS en ligne (comme Shopify ou WooCommerce).

3/ Une chaîne souhaitant proposer des moyens de paiement internationaux (DCC, Alipay, Amex)
Un groupe hôtelier souhaite s’ouvrir à une clientèle internationale en proposant des solutions de paiement adaptées. L’objectif est d’accepter :

• Le DCC (Dynamic Currency Conversion) pour permettre aux clients de payer dans leur propre devise.
• Des moyens de paiement populaires en Asie, comme Alipay et WeChat Pay.
• Des cartes bancaires internationales, comme American Express, souvent utilisées par les voyageurs d’affaires.

Le prestataire devra garantir une intégration fluide avec le système de gestion des réservations de l’hôtel.

4/ Une chaîne souhaitant gérer des cautions via TPE (PLBS)
Une chaîne de location de véhicules cherche à moderniser la gestion des cautions clients. Actuellement, les cautions sont pré-autorisées manuellement, ce qui est source d’erreurs et de lenteur. L’entreprise souhaite intégrer une fonctionnalité de Pre-Authorization Late Balance Settlement (PLBS) via ses TPE, permettant de bloquer une somme sur la carte bancaire du client comme garantie et de la débloquer ou de l’ajuster automatiquement en fonction des frais réels à la restitution du véhicule.

 

1. Définissez clairement vos besoins monétiques

Pour rédiger un appel d’offre précis, commencez par définir vos besoins. Posez-vous les bonnes questions :

• Quel type de terminal de paiement recherchez-vous ? Fixe, mobile, ou autonome ?
• Quels moyens de paiement souhaitez-vous accepter ? CB, wallets, virements SEPA instantanés, etc.
• Quels volumes de transactions traitez-vous ? Estimez-les pour obtenir des offres adaptées.
• Avez-vous besoin de paiements internationaux ou multi-devises ?

 

Astuce : Priorisez vos besoins avec une matrice « indispensable / optionnel ». Par exemple, accepter les cartes Amex peut être optionnel, tandis que l’acceptation de CB et Visa est indispensable.

Vous retrouverez une matrice dans notre guide “Comment rédiger un appel d’offre monétique.

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2. Présentez votre entreprise et le contexte de vos paiements dans l’appel d’offre

Les prestataires doivent comprendre votre activité et vos contraintes spécifiques pour adapter leurs propositions. Incluez dans votre appel d’offre :

• Votre secteur d’activité : retail, e-commerce, restauration, etc.
• Le volume annuel de paiements : 1M€, 10M€, ou plus.
• Vos défis actuels : taux de fraude élevé, frais bancaires, lenteur des transactions.

Exemple : « Nous exploitons un réseau de 50 boutiques en France avec un volume annuel de 5M€ et recherchons des terminaux mobiles pour simplifier les paiements en magasin. »

3. Structurez votre appel d’offre pour le paiement et les TPE

Un appel d’offre clair et bien structuré maximise vos chances d’obtenir des réponses adaptées. Utilisez une structure en plusieurs sections :

Introduction

• Objectifs du projet.
• Pourquoi vous lancez cet appel d’offre ?

Contexte et enjeux

• Présentation de votre entreprise.
• Problèmes actuels à résoudre.

Exigences fonctionnelles et techniques

• Liste des moyens de paiement à accepter : CB, sans contact, QR code, etc.
• Fonctionnalités attendues : prévention de fraude, compatibilité avec les logiciels de caisse.

Exigences commerciales

• Modèle tarifaire : commission par transaction, abonnements, frais fixes.
• Rapidité des versements : J+1, J+2, etc.

Critères de sélection

• Conformité réglementaire (PCI DSS, DSP2).
• Références clients similaires.
• Service après-vente (disponibilité et SLA).

Calendrier et processus

• Dates clés : publication, réception des offres, décision finale.
• Processus d’évaluation.

4. Posez des questions spécifiques aux prestataires de paiement

Incluez des questions ouvertes pour mieux comparer les prestataires :

• « Quels frais additionnels peuvent s’appliquer en cas de paiement échoué ? »
• « Quel est votre SLA pour résoudre une panne de terminal ? »
• « Disposez-vous d’une API pour intégrer les paiements à notre CRM ? »

Bonus : Demandez une démonstration ou des études de cas pour évaluer l’ergonomie des terminaux ou la fluidité des transactions.

5. Anticipez les coûts cachés des paiements et TPE

Les prestataires monétiques peuvent présenter des offres attractives en apparence, mais attention aux coûts cachés, qui peuvent rapidement alourdir votre budget. Voici les principaux points à surveiller :

• Frais d’installation ou de résiliation : Vérifiez si des frais sont appliqués lors de la mise en service des terminaux ou en cas de résiliation anticipée du contrat. Certains prestataires exigent des pénalités importantes.
• Commissions pour paiements internationaux : Les transactions en devises étrangères ou avec des cartes internationales (comme Amex) peuvent engendrer des frais supplémentaires. Renseignez-vous sur les taux de conversion et les commissions associées.
• Tarifs pour l’assistance technique ou le remplacement de matériel : Certains prestataires facturent le support client, le remplacement des TPE défectueux ou encore les mises à jour logicielles importantes.
• Frais de maintenance : Un contrat de location de terminaux inclut souvent des coûts de maintenance. Assurez-vous que ces frais sont bien détaillés et qu’ils couvrent l’intégralité des réparations éventuelles.
• Commissions sur paiements échoués ou rejetés : Vérifiez si des frais sont appliqués en cas d’échec d’autorisation (par exemple, carte refusée ou fonds insuffisants).
• Frais de rétrofacturation (chargeback) : En cas de contestation par un client, les prestataires peuvent facturer des frais pour la gestion des rétrofacturations. Ces coûts peuvent varier selon les montants contestés.
• Coûts liés à la conformité : Certains prestataires facturent des frais pour garantir que vos transactions respectent les normes PCI DSS ou DSP2.
• Surcoûts pour fonctionnalités avancées : Des services comme les paiements en plusieurs fois, les options omnicanales ou les paiements via QR code peuvent entraîner des frais additionnels.

Astuce Entrepreneur Hero : Demandez un récapitulatif détaillé des frais annexes dès la phase d’appel d’offre pour éviter les mauvaises surprises une fois le contrat signé.

6. Utilisez une grille d’évaluation pour comparer les offres

Créez une matrice de scoring pour évaluer objectivement les réponses des prestataires et sélectionner la solution la mieux adaptée à vos besoins. Une évaluation structurée vous permet de comparer chaque offre de manière transparente et d’éviter les décisions basées uniquement sur le coût. Voici comment procéder :

Définissez vos critères clés

Identifiez les aspects les plus importants pour votre activité. Voici quelques suggestions de critères à inclure dans votre grille :

• Fonctionnalités techniques : Compatibilité avec vos systèmes existants, moyens de paiement acceptés, options omnicanales, personnalisation des TPE.
• Tarification : Frais fixes, commissions variables, coûts cachés (voir section précédente).
• Support client : Disponibilité (24/7 ou horaires restreints), qualité de l’assistance (téléphone, chat, mail), rapidité de résolution des incidents.
• Expérience dans votre secteur : Le prestataire a-t-il déjà travaillé avec des entreprises similaires à la vôtre ?

Pondérez les critères selon vos priorités

Affectez un poids à chaque critère en fonction de son importance. Voici un exemple :

• Fonctionnalités techniques : 40 % (prioritaire si vous avez des besoins spécifiques comme le paiement omnicanal).
• Tarification : 30 % (important pour maîtriser vos coûts).
• Support client : 20 % (essentiel pour éviter les interruptions de service).
• Expérience dans votre secteur : 10 % (utile pour bénéficier de retours d’expérience pertinents).

Évaluez chaque offre

Attribuez une note à chaque prestataire pour chaque critère (par exemple, sur une échelle de 1 à 10). Multipliez la note par le poids attribué au critère pour obtenir un score pondéré.

Exemple :

Prestataire	Fonctionnalités (40%)	Tarification (30%)	Support (20%)	Expérience (10%)	Total
Prestataire A	8 (32 pts)	7 (21 pts)	6 (12 pts)	9 (9 pts)	74
Prestataire B	9 (36 pts)	8 (24 pts)	5 (10 pts)	8 (8 pts)	78
Prestataire C	7 (28 pts)	9 (27 pts)	7 (14 pts)	6 (6 pts)	75

 

Conclusion : Maximisez la réussite de votre projet monétique avec un appel d’offre bien rédigé

Le choix de votre prestataire monétique ne doit pas être pris à la légère : chaque client passe par une étape clé dans son parcours d’achat, celle du paiement. Transformer cette étape en une expérience fluide et satisfaisante est une opportunité précieuse pour renforcer la satisfaction et la fidélité de vos clients.

De plus, l’impact financier est considérable. Une différence de seulement 0,2 % sur les frais de transaction peut représenter une économie de 20 000 € sur un chiffre d’affaires de 10 millions d’euros. À grande échelle, cela peut faire une différence notable dans vos marges.

Notre guide est là pour vous accompagner à chaque étape de la rédaction de votre appel d’offre monétique. Il vous fournira les outils nécessaires pour poser les bonnes questions, analyser les offres avec rigueur et faire un choix éclairé, adapté à vos besoins et à votre budget.

Téléchargez-le dès maintenant et maximisez le potentiel de vos paiements !

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